Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Le déménagement professionnel peut intervenir pour plusieurs raisons : des locaux trop grands ou trop petits, implantation dans un nouveau quartier stratégique, etc. Mais peu importe la raison, il s’agit d’une étape délicate dans la vie d’une entreprise.

Il est dès lors important de préparer et d’organiser le déménagement dans les moindres détails. Cet article vous donne quelques conseils pour réussir un déménagement d’entreprise.

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Penser aux formalités et démarches administratives

Le déménagement d’une entreprise ne s’improvise pas, il faut être en mesure de tout anticiper. Ainsi, avec un tel projet, l’entreprise doit pouvoir trouver une domiciliation et de nouveaux bureaux.

Il faut dès lors effectuer certaines démarches administratives et juridiques pour un déménagement dans les règles de l’art.

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Dans un premier temps, il faudra modifier les statuts de la société. Il est nécessaire d’organiser une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire à l’issue de laquelle un procès-verbal sera dressé.

De même, pour un déménagement d’entreprise qui respecte les règles, la publicité autour du changement de siège social est indispensable.

Une publication dans le Journal d’annonces légales (JAL) permettra d’informer les tiers du déménagement de l’entreprise.

Vous devez prendre le temps d’informer le greffe ou le CEF (centre de formalités des entreprises) grâce à une déclaration de changement d’adresse administrative et fiscale. C’est également l’occasion de rassembler tous les documents utiles pour le transfert de bureaux.

Vous aurez entre autres besoin des statuts modifiés de l’entreprise, du contrat de bail commercial, des documents CERFA, etc.

Vous devez vous renseigner sur la politique de déménagement de vos différents fournisseurs (électricité, Internet, téléphonie, équipement de sécurité, etc.). Ainsi, vous saurez comment vous organiser pour le transfert des contrats au moment opportun.

Prendre contact avec une société de déménagement d’entreprise

Une fois que vous parvenez à vous acquitter des démarches administratives, vous pouvez véritablement vous concentrer sur le déménagement.

Vous devez faire appel à des professionnels du déménagement afin d’éviter tout problème au moment du transport et de la manutention.

En faisant appel à un professionnel du déménagement en Ile-de-France, vous limiterez les casses et bénéficierez d’une couverture en cas de sinistre.

Une entreprise de déménagement sera en mesure de transférer vos documents et archives, votre parc informatique ainsi que tous les meubles lourds dans les meilleures conditions.

Selon la formule choisie, l’entreprise de déménagement pourra se charger du déménagement de A à Z. Tout ce que vous aurez à faire, c’est d’indiquer aux déménageurs la place de chaque meuble dans les nouveaux locaux.

Pour être certain de faire appel à la meilleure entreprise de déménagement, n’hésitez pas à demander des devis détaillés auprès d’au moins 3 déménageurs d’entreprises.

Assurer une communication en interne auprès des collaborateurs

Dès que l’équipe dirigeante fait le choix du déménagement de l’entreprise, le service des ressources humaines devra être impliqué.

De ce fait, les ressources humaines pourront gérer ultérieurement la communication et la bonne transmission des informations relatives au changement de locaux.

Les collaborateurs ne doivent en aucun cas être pris au dépourvu quand il s’agit d’un déménagement d’entreprise. En appliquant ces conseils, vous leur donnez le temps de préparer ce changement sur divers plans.

En instaurant une bonne communication sur le déménagement, il sera facile d’éviter les inquiétudes individuelles et maintenir une bonne ambiance au sein de l’équipe. Vous pouvez d’ailleurs demander leurs avis sur l’aménagement des nouveaux locaux afin qu’ils se sentent impliqués.

Choisir le bon emplacement et signer le nouveau bail

Maintenant que tout le monde est sur la même longueur d’onde, vous pouvez choisir définitivement l’emplacement idéal pour les nouveaux locaux de votre entreprise. Assurez-vous que la zone géographique vous permettra d’obtenir de bons chiffres d’affaires.

Il est également important de tenir compte de la taille des locaux, du nombre de bureaux et du budget pour faire un choix adéquat.

Une fois que le choix est fait, vous pouvez signer le nouveau bail. Mais, prenez le temps de lire soigneusement le contrat pour éviter les mauvaises surprises.